일본 비즈니스에서 회사 방문하기

온라인보다 오프라인이 강조되는 일본에서는 직접 자리를 갖는 미팅이 너무나도 많다.

한국에서 카카오톡으로 프로젝트 진행 여부와 자료만 주고 받으면 금방 끝나고 말 것을 일본에서는 "과연 이렇게까지 해서  만날 필요가 있을까" 싶을 정도로 말이다.

그러다 보니 클라이언트 회사로 직접 찾아가야 하는 난감한 경우도 심심치 않게 겪게 된다.

일본에서 성공적인 비즈니스를 원한다면 이 역시도 사소하지만 지나칠 수 없는 법. 격식 넘치는 신사답게 일본 회사에 방문하는 방법을 알아보자.

방문 약속잡기

회사 방문 일시는 프로젝트 규모나 상황에 따라 약 4~5일 이상 여유를 갖고 약속을 잡는 것이 좋다. 만약 방문까지 2주 이상이 남았다면 전날 메일이나 라인, 전화로 방문 약속을 꼭 확인해야 한다.

회사를 운영하는 것도 사람이기에 기억력이 좋더라도 오래 걸리면 약속을 잊기 쉽다.

약속 장소찾기

당연하겠지만 일본에서도 10~15분 전에 도착하고 기다리는 것이 예의라고 한다. 하지만 특별한 일없이 1시간 전부터 기다리는 것은 때론 결레가 되기도 한다.

애초에 '늘 한가하다'는 이미지를 피하기 위해서는 10분 전에 도착하는 것이 제일 무난하다.

안내 데스크 접수

회사의 규모가 커질 수록 안내 데스크는 거의 필수적으로 갖추어져 있다. 10분 전에 도착한 상황에서 약속까지 약 5분 정도 남게 되면  안내 데스크에서 접수를 하는 것이 일반적이다.

안내 데스크에는 본인 소속과 이름, 상대방 소속과 이름을 전달하면 된다. 만약 본인이 직접 적게 될 경우에는 약속 상대의 이름 뒤에 반드시 様자를 붙여야 한다.

면담(회의실) 장소에 입실

장갑이나 목도리, 코트 등은 들어가기 전에 반드시 벗어야 한다. 만약 실내에 상대방 보다 먼저 도착하여 기다릴 때에는 서서 기다리는 것이 기본 예의이다. 서류가방은 의자 옆 바닥에 놓으면 된다.

여기에 안내원이 "잠깐 앉아서 기다리세요.(ちょっと座ってお待ちください)"라고 하면 앉아서 기다리되 클라이언트가 찾아오면 바로 일어나서 인사를 하고 권유를 받을 때까지 서 있어야 한다. 음료 역시 클라이언트가 권할 때까지 입을 대지 말자.

이 때 명함을 주고 받는 상황이 생길 수 있으니 이 경우 '명함주고 받기' 글을 참고하면 된다.

미팅 시작

일본인들도 사실 크게 다르지 않다. 미팅이라고 늘 무거운 이야기만 늘어놓는 것이 아니다. 때문에 처음에는 다양한 화법과 행동을 통해 상대방과 거리가 가까워져야 한다.

늘 원하는 결과를 얻기 위해서는 클라이언트를 기쁘게 만족시켜 주어야 한다.

단, 본인이 방문하게 된 목적은 절대 잊지 말아야 한다.

미팅 끝

인사를 하고 끝내는 것은 어느나라에서든 기본 예절이다. 만약 선물이 있었다면 이 타이밍에 전해주면 된다.

잊어버린 물건이 없는지 상대방이 눈치채지 못하게 살며시 둘러보고 장갑이나 목도리 등은 회사 밖이나 회의실에 나와서 입으면 된다.

방문 후에는 늦어도 다음 날까지 미팅에 있었던 중요한 내용을 체크하고, 진행여부와 각오, 인사 등을 메일로 보내면 좋은 인상을 남길 수 있다.

일본에서 성공적인 비즈니스를 꿈꾼다면 이러한 디테일도 놓치지 않아야 좋은 결과를 얻는다!