일본 비즈니스에서 절대 빠질 수 없는 전화예절

요즘 일본도 전화 대신 네이버 라인을 통해 실시간으로 업무를 해결하는 사례가 늘어나고 있지만 아직까지 전화로 연락을 하는 경우가 매우 많습니다.

전화를 한다는 것은 어떠한 이유가 있다는 것. 좋든 싫든 일단 일본에서 원하는 결과를 얻기 위해서는 전화하는 요령도 매우 중요합니다.

일본 전화 매너는 한국의 군대 문화를 떠올리면 정말 쉽다고 생각합니다. 

개인적으로 이등병 생활을 떠올리기 싫은 것은 맞는 말이지만, 일본에서 좋은 비즈니스 결과를 이룰 수 있는 자세란 것은 틀림없는 사실이죠.

1. 전화기 옆에는 항상 메모지와 팬을 준비

기억력이 좋더라도 디테일한 부분이나 내용을 가장 똑바르게 전달 할 수 있는 방법이 바로 메모하는 습관입니다. 메모도 요령이 있는데요. 상대방이 왜 연락을 했는지 부터 파악을 한다면 메모도 한결 쉬워진답니다.

2. 벨소리가 3번 이상 울리기 전에 받기

이것은 어느나라의 기업이라도 마찬가지인데요. 회사가 건강하게 유지되고 있다는 모습을 전할 수 있는 좋은 기회가 됩니다. 문제를 해결하지 못하더라도 일단 빠르게 받기만 해도 직간접적으로 좋은 인상을 줄 수 있습니다.

3. 벨소리가 늦을 경우 사과하기

만약 어떠한 업무로 빠르게 수신하지 못했을 경우 일단 사과하는 모습이라도 보여야 합니다.

일본어로 "기다리게 해서 죄송합니다.(すみません。お待たせしました。/스미마센, 오마타세시마시타)"라고 합니다.

4. 전화 수화 시작

개인용으로 쓰는 연락처가 아닌 이상 "여보세요?"라고 해서는 안됩니다.

상대방은 늘 연락을 할 때 전화를 제대로 걸었는지에 대한 약간의 두려움이 있기 때문에 안심시켜 주어야 합니다.

연락처에 대한 회사명과 부서명을 꼭 말해주세요.

5. 전화 수화 예절

회사 규율에 따라 다르겠지만 상대방이 이름을 밝힐 경우, 일단 서비스 이용에 대한 감사 인사도 빠져서는 안되겠죠. 여기에서 대부분 긍정으로 이어갈 수 있는 큰 실마리가 됩니다.

(고객관리 부서가 참 중요한 이유입니다)

또한 상대방이 말하는 도중에는 절대 끊어서는 안됩니다.

전화가 잘 들리지 않을 경우에는 "죄송합니다. 전화가 좀 잘 들리지 않습니다만...(すみません。す少々お声が遠いようですが。/스미마센, 스코시 오코에가 토오이요우데스가...)"라고 해줍니다.

6. 고객 용무가 끝났을 경우

무언가 더 필요한 부분이 없는지 체크해봄으로써 혹여나 길어질 수 있는 업무를 크게 단축시킬 수 있습니다.

모든 용무가 끝났을 경우, 고객이 먼저 끊었는지 체크를 하고 조심스럽게 수화기를 내리면 모든 응대가 끝납니다.

7. 전화를 돌려야 할 상황

용건이 무엇인지 확실하게 확인할 필요가 있습니다. 본인이 아니어야 하는 이유가 분명해야 겠죠.

담당자가 부재 중일 경우에는 연락을 취할 수 있는 다른 연락을 취할 방법을 해주어야 하며 도저히 방법이 없을 경우 다시 연락 드리겠다는 약속과 시간을 정해주어야 좋은 인상을 줄 수 있습니다.

이외에도 다양한 예절법이 있겠지만 대부분 회사에 따라 응대방법이 달라집니다.

전화 응대만으로 회사 이미지가 심하게 변동 될 수 있기에 본인이 회사를 운영할 경우 끊임없이 전화 응대를 발전시킬 수 있는 방법 또한 모색해야 할 것입니다.

오프라인 위주의 일본에서는 전화응대 만으로 회사를 시험하는 경우도 많기 때문에 숙지해두는 것만으로 큰 도움이 될 것입니다.